عزيزي القارئ مرحباً بك ،في هذا المقال سأتناول شرح لبرنامج هام تم تطويره من قبل شركة مايكروسوفت أوفيس ، واكب التطورات في مختلف مجالات الحياة وساعد على تلافي الكثير من المشاكل والصعوبات التي واجهت الأفراد والتي تتعلق في تخزين كميات كبيرة من البيانات والتمكن من استعادتها.
لذا في مقالي هذا سأستعرض اقوى البرامج المستخدمة في قواعد البيانات "مايكروسوفت اكسس " ، ما يميِّزه عن غيره من البرامج كونه نظام متكامل بحد ذاته يختلف عن اي قاعدة بيانات لا يكتفي بتخزين البيانات واسترجاعها متى اردت إضافة إلى فرزها وترتيبها ، بل إنه يتعدى ذلك ليكون نظاماً متكاملاً لإدارة قواعد البيانات المترابطة فيما بينها(RDBMS_ Relational Data Base Management).
فمن خلال "برنامج قواعد البياناتAccess "أصبح بإمكانك إنشاء العديد من قواعد البيانات المختلفة في المعطيات وتجميعها في موضوع واحد ضمن جدول محدد وإجراء ربط بين عدة جداول بغية استخراج تقارير شاملة من هذه الجداول بدون عبء.
وتُعرَّف قاعدة البيانات (Data Base): جمع كم هائل من المعلومات والمعطيات المترابطة فيما بينها وعرضها بطريقة يسهل استخدامها والاستفادة منها بأي وقت.
أما عن "تعريف أكسس":برنامج قوي ومتطور مهمته تصميم قواعد البيانات وإدارتها بشكل منظم.
أما عن "مكونات ملف Access "فهي كالتالي:
- الجداول: يتم حفظ البيانات فيها، مرتب ضمن تنسيق صف وعامود يتضمن كل عامود حقل لنوع محدد من البيانات، وكل صف عبارة عن سجل يحتوي مجموعة من المعلومات لأي قيمة ما مدخلة، كمعلومات خاصة بفرد ما كالاسم والعمر والرقم والعنوان.
- الاستعلامات (Queries): فيه يتم طرح اسئلة حول البيانات المدخلة ضمن قاعدة البيانات، كما يمكن إجراء عمليتا التصفية والدمج من عدة جداول في قاعدة البيانات، وبالتالي يمكننا إنشاء استعلام يستعرض معلومات عن الموظفين ضمن فترة زمنية محددة.
- نماذج (Forms): عبارة عن نافذة من خلالها يمكن عرض أو إضافة البيانات أو استرجاعها وتعديلها أما من الجداول او الاستعلامات الموجودة في قاعدة البيانات.
- تقارير Reports)): يعرض البيانات ليتم طباعتها فيما بعد ولا يُستخدم لإدخال البيانات.
- الصفحات:عبارة عن نمط مميز من النماذج يتيح عرض وتحرير الجداول او الاستعلامات باستخدام المتصفح الخاص بأي شبكة
- وحدات ماكرو: مهمتها تسهيل العمل في ورقة عمل اكسس وتتضمن سلسلة إجراءات يمكن القيام بها دفعة واحدة وبالتالي توفير الوقت.
- وحدات نمطية: فيها يتم تخزين عدة أوامر ليتم تنفيذها أو ربما استدعاؤها متى شئت، وما يميَّزُها عن الماكرو قدرتها على التحكم بهذه الأوامر بنطاق أوسع وإنها ذات إمكانيات أقوى وأوسع وأدق.
مما تتألف الواجهة الأساسية لبرنامج قواعد البيانات Access:
تضم واجهة اكسس مجموعة من القوائم، عند
النقر على أي قائمة تظهر مجموعة من اشرطة الأدوات تدعى مجموعات، وكل مجموعة تضم
عدة تعليمات يمكن استخدامها في بناء قاعدة البيانات، ويمكن تحريك الاوامر ضمن كل
مجموعة في قاعدة البيانات او اشرطة الأدوات بتمرير زر الماوس للأمام والخلف.
وهذه القوائم موزعة على الشكل التالي بدءاً من الطرف الأيمن:
(قائمة ملف _الشريط الرئيسي_ Form _ إنشاء Create _ بيانات خارجية External Data _ أدوات قاعدة البيانات Data Base Tools _ تعليمات_ الحقول_ الجداول).
وسأوضحها بالتفصيل كالتالي:
- قائمة ملف: تضم الإعدادات العامة وخيارات الحفظ للبرنامج وقوالب جاهزة للاستخدام، وفيها تظهر جميع ملفات الأكسس التي استخدمت سابقاً، ليسهل فتحها واستخدامها.
- قائمة الشريط الرئيسي: تتضمن مجموعة من
الأوامر والادوات كماهي موضحة بالصورة .
- قائمة إنشاء: يضم مجموعة من الادوات مصنفة ضمن مجموعات كالتالي:
_جداول: ويتضمن مجموعة الادوات جداول، قوائم،
Share point، تصميم الجداول.
_استعلامات ويتضمن (معالج الاستعلامات
وتصميم الاستعلام).
_نماذج ويضم (نموذج، نموذج منقسم، عناصر
متعددة، Pivot
Chart،
نموذج فارغ، معالج النموذج، التنقل، نماذج إضافية، تصميم نموذج)
_تقارير: ويتضمن الأوامر (تقرير، تسميات،
تقرير فارغ، معالج التقارير، تصميم التقرير).
_واخيراً وحدات الماكرو: وتتضمن الماكر،
وحدات نمطية، وحدات نمطية للفئة،Visual Basic).
- قائمة بيانات خارجية : التي تتضمن مجموعة من الأوامر والادوات وهي _استيراد وربط وتتضمن مصدر البيانات جديد، وعمليات الاستيراد المحفوظة، إدارة الجدوال المرتبطة).
__تصدير: ويحتوي مجموعة الأيقونات (عمليات التصدير
المحفوظة، Excel، تصدير إلى ملف نصي، تصدير
إلى ملفات XML ، XPS ،
PDF ،بريد إلكتروني ،Access،
دمج Word، قائمة Share Point ، قاعدة بيانات ODBC ، تصدير إلى HTML و ملف dBase.
- قائمة ادوات قاعدة البيانات: تتضمن مجموعة من الأدوات مصنفة ضمن مجموعات كالتالي.
_تحليل ويتضمن توثيق قاعدة البيانات، تحليل
الأداء، تحليل الجدول.
_نقل البيانات: ويتضمن الاوامر وتتضمن
قاعدة بيانات Access
،Share Point .
_ واخيراً الوظائف الإضافية وتتضمن امر الوظائف
الإضافية
- قائمة تعليمات: تتضمن إرشادات هامة لك في "استخدام مايكروسوفت اكسس".
قائمة أخبرني بما تريد القيام به: إذا احتجت بعض الأوامر فبإمكانك البحث عنه.
كيفية ضبط الإعدادات الرئيسية في ملف Access 2016 وتغيير واجهة العرض"
إذا كنت مبتدئاً في استخدام برنامج الأكسس فسأستعرض لك أبرز الاوامر في ضبط واجهة عرض ملف أكسس.
بداية يجب عليك الانتقال إلى قائمة ملف عند النقر عليها ستظهر نافذة تختار الامر خيارات في الأسفل، نختار امر إعدادات اللغة لانتقاء اللغة التي تفضلها، يجب عليك اختيار لغة تتطابق مع واجهة نسخة Microsoft Office الخاصة بك وتعيين هذه اللغة كلغة مفضلة واخيراً النقر على زر موافق.
انتقل إلى قائمة ملف واختر الامر خيارات الاكسس (Access Option )،ستظهر لك النافذة الموضحة في الصورة متضمنة عدة تبويبات، ويوجد على كل تبويب اسم يعبر عن عدة اوامر تتبع له .
يمكنك التحكم بإظهار مجموعات اشرطة الادوات بالنقر على زر الفأرة الأيمن في اي مكان من شريط الادوات لتظهر القائمة المنسدلة وتختار الامر طي شريط الادوات، أما إذا اردت تخصيص ادوات محددة ضمن كل قائمة فبإمكانك اختيار الامر تخصيص شريط الادوات، ومن ثم تضيف ما تريد من إعدادات ضمن كل تبويب.
إرسال تعليق